Procedure for databeskyttelsesforordningen i Værløse Boldklub og dets afdelinger

Indledning

Værløse Boldklub og dets afdelinger er som led i deres efterlevelse af databeskyttelsesforordningens regler forpligtet til at gøre sig bekendt med indholdet af databeskyttelsesforordningen og følge den i forbindelse med deres behandling af personoplysninger ved hjælp af de nævnte IT-systemer.

Overordnet ansvarsfordeling

Som bruger af systemerne er Værløse Boldklub og dets afdelinger bl.a. ansvarlig for den behandling af personoplysninger, som finder sted i forbindelse med anvendelsen, herunder korrekt indsamling og registrering af oplysninger. Den enkelte klub er ligeledes – i vidt omfang – ansvarlig for udøvelsen af den registreredes rettigheder.

I Værløse Boldklub er Bestyrelsen overordnet ansvarlige for systemet Kluboffice.    

Personoplysninger og portrætbilleder

Værløse Boldklub har en hjemmeside og en Facebook konto og benytter sig som regel af portrætfotos og situationsbilleder. Et portrætbilled er at opfatte som en personoplysning, og som udgangspunkt kræver det et samtykke fra personen (eller dennes forældre ved en person under 16 år) der er portrætteret på det billede, man ønsker at offentliggøre. Hvorimod et harmløst situationsbillede kan som udgangspunkt offentliggøres uden samtykke.). For at overholde persondatalovgivningen er det dog vigtigt, at sikre sig samtykkeerklæringer på de billeder, hvor det lovmæssigt kræves.

Billeder taget på Værløse Boldklub område, opfattes som taget i det offentlige rum, da der ikke er nogen adgangsbegrænsning. Disse billeder kan offentliggøres, under hensyntagen til visse kriterier. Brug sund fornuft.

Det afgørende kriterium i forbindelse med vurdering af eventuel offentliggørelse er, at den afbildede ikke med rimelighed må kunne føle sig udstillet, udnyttet eller krænket, f.eks. i markedsførings eller andet kommercielt øjemed. Billederne skal med andre ord være harmløse ud fra en normal betragtning.

Særligt omkring billeder med børn

Når det skal vurderes, om offentliggørelsen af et billede med børn og unge er lovlig, skal man tænke på, at børn skal gives en særlig beskyttelse. Fordi de oftest er mindre bevidste om de risici og konsekvenser, som kan være forbundet med behandling af personoplysninger.

Hvis du har givet dit samtykke til en billedetager, virksomhed eller organisation, kan du til enhver tid trække den tilbage. Ved at kontakte den billedetager, virksomhed eller organisation, der har indhentet den, -også selvom der er tale om lovlige billeder. Husk på at et samtykke ikke er tidsbegrænset, det løber indtil det bliver trukket tilbage. Der kan ikke tilbagekaldes samtykke med tilbagevirkende kraft.

Samtykkeerklæring

På nedenstående link kan du hente en standardskabelon, som Værløse Boldklub og dets afdelinger kan benytte sig af, eller tage udgangspunkt i når Værløse Boldklub og dets afdelinger skal bruge en samtykkeerklæring.

Hent den her.

Eksempelvis kan Værløse Boldklub og dets afdelinger benytte sig af en samtykkeerklæring hvis:

• Værløse Boldklub tager protrætbilleder til brug på sociale medier
• Værløse Boldklub tager billeder af identificerbare kursister til brug for brochuremateriale
• Værløse Boldklub der tager billeder af deres foredragsholder til opslag på Facebook
• Billeder af en flok identificerbare unge mennesker til brug på hjemmeside (HUSK Forældres eller værges underskrift hvis pågældende er under 16 år)
• Under klubfester bliver der taget billeder, der bliver uploadet på Værløse Boldklubs internet side.

Selvom samtykkeerklæring er lovlig og udfyldt korrekt, skal det huske at det er den der lægger billedet op (den dataansvarlige), der skal overveje, om offentliggørelsen af billedet er lovlig.

Hvordan klager jeg over et online opslag?

Hvis du er utilfreds med offentliggørelsen af et billede, har du ret til at gøre indsigelse. Du skal i så fald oplyse, hvilket billede der ønskes slettet og hvorfor. Hvis du eller flere personer, der er på billedet, ikke ønsker at have billedet liggende på internettet, vil det umiddelbart blive fjernet af den dataansvarlige.

Hvis den dataansvarlige ikke vil imødekomme din anmodning om at slette billedet, kan du klage til Datatilsynet. Hvis du klager, skal du sende dem de argumenter, du har begrundet dit ønske med og det svar, du har fået fra den person, der har offentliggjort billedet.

Klage over socialt medie

Hvis du ønsker at klage over behandling af personoplysninger i forbindelse med et opslag på Facebook eller et andet socialt medie eller en debattråd på et debatforum, bør du kontakte den pågældende person, der står bag opslaget, (den dataansvarlige). Samt få deres syn på sagen og bede dem om at slette eller fjerne oplysningerne.

Efterfølgende kan du overveje, om du har brug for at få Datatilsynets vurdering af sagen.

Du kan kontakte Datatilsynet, hvis du ønsker at blive vejledt om dine muligheder, eller ønsker at klage over en behandling af personoplysninger om dig. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger og telefontider her.

Bliver dit billede misbrugt online?

Har du billeder på nettet og spekulerer på, om dine billeder muligvis bliver misbrugt et andet sted i verden, kan du anvende Google Image Search.

Hvis du går ind på Google-billeder, og vælger knappen med kameraet som findes i søgefeltet, kan du vælge, hvilket billede søgemaskinen skal lede efter.

Principper og behandlingshjemmel

Værløse Boldklub og dets afdelinger er ansvarlig for, at der foreligger en hjemmel til behandling af de personoplysninger, som klubben registrerer og behandler i systemerne. Værløse Boldklub og dets afdelinger er ligeledes ansvarlig for at kunne dokumentere en gyldig behandlingshjemmel, eksempelvis såfremt hjemlen er baseret på et samtykke fra den registrerede. Værløse Boldklub og Dansk Boldspil-Union er hver især ansvarlige for at overholde principperne for behandling af personoplysninger samt god databehandlingsskik, i det omfang at reglerne finder anvendelse på den pågældendes ansvarsområder ifølge denne aftale.

De registreredes rettigheder

Værløse Boldklub og dets afdelinger er ansvarlig for sikringen af de registreredes(medlemmernes) rettigheder gennem iagttagelse af nedenstående regler i databeskyttelsesforordningen:  

- oplysningspligt ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede,  

- oplysningspligt, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede,  

- den registreredes indsigtsret,  

- ret til berigtigelse,  

- ret til sletning (retten til at blive glemt),  

- ret til begrænsning af behandling,  

- underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling, og  

- ret til indsigelse mod en behandling.    

Værløse Boldklub og dets afdelinger ansvarlig for egne data og ansvarlig for behandlingen af anmodninger eller henvendelser fra de registrerede vedrørende de forhold, der er nævnt i ovennævnte punkt.  

Dokumentation for overholdelse af databeskyttelsesforordningen

Værløse Boldklub og dets afdelinger er ansvarlig for, under hensyntagen til den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre og for at være i stand til at påvise, at behandling er i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen. Foranstaltningerne skal om nødvendigt revideres og ajourføres.    

Værløse Boldklub og dets afdelinger er ansvarlig for at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre og for at være i stand til at påvise, at klubbens behandling af oplysningerne er i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen. Dette kan eksempelvis indebære udarbejdelse af procedurer for anmodninger om indsigt eller opfyldelse af oplysningspligten (databeskyttelsesforordningens artikel 24).

Fortegnelse

Værløse Boldklub og dets afdelinger skal – eventuelt på baggrund af indholdet i Dansk Boldspil-Unions fortegnelser – udarbejde egne fortegnelser over de af aftalen omhandlede behandlingsaktiviteter.    

Behandlingssikkerhed

Rønne IK og dets afdelinger er forpligtet til at gennemføre relevante sikkerhedsforanstaltninger, som knytter sig til klubbens anvendelse af systemerne, herunder f.eks. foranstaltninger i forbindelse med den fysiske sikkerhed.  

Anmeldelse af brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden

Værløse Boldklub og dets afdelinger er ansvarlig for efterlevelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 33, såfremt et brud på persondatasikkerheden skyldes egen uberettiget anvendelse af systemet.    

Underretning om brud på persondatasikkerheden til den registrerede  

Værløse Boldklub og dets afdelinger er ansvarlig for iagttagelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 34 vedrørende underretning til den registrerede om brud på persondatasikkerheden, såfremt et brud på persondatasikkerheden skyldes egen uberettiget anvendelse af systemet. I et sådant tilfælde er Dansk Boldspil-Union forpligtet til at bistå klubben med oplysninger, som er nødvendige for, at klubben kan overholde sine forpligtelser over for den registrerede.    

Overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer

Værløse Boldklub og dets afdelinger er ansvarlig for iagttagelsen af kapitel V, såfremt overførslen af personoplysninger til et tredjeland eller en international organisation sker i forbindelse med klubbens anvendelse af systemet/på klubbens foranledning.    

Klager

Værløse Boldklub og dets afdelinger er ansvarlig for behandling af eventuelle klager fra registrerede, såfremt klagerne omhandler overtrædelse af bestemmelser i databeskyttelsesforordningen, for hvilke klubben efter denne aftale er ansvarlig. Såfremt Værløse Boldklub eller Dansk Boldspil-Union modtager en klage, som rettelig bør behandles af den anden part, oversendes klagen til denne dataansvarlige snarest muligt.    

Såfremt Værløse Boldklub eller Dansk Boldspil-Union modtager en klage, hvor en del af klagen rettelig bør behandles af den anden part, oversendes denne del til besvarelse hos parten snarest muligt. Den registrerede(medlemmet) skal, i forbindelse med klubbens eller Dansk Boldspil-Unions oversendelse af en klage eller en del heraf til den anden part, oplyses om det væsentligste indhold af denne aftale.  

Ikrafttrædelse

Denne procedurebeskrivelse er gældende fra den 25. maj 2018.